A gondolatok nyelvi formába öntéséhez ismerni kell a nyelvi  eszköztárat, amelynek elemei: a hang, a szó, a mondat és a szöveg. Kapcsolódásuk törvényszerűségeit a normatív nyelvtan, és a nyelvhelyesség foglalja össze.

Így fogalmazás lényegében a nyelvi eszközök tudatos megválasztása, mondatok kapcsolatává szöveggé (kontextussá) alakítása.

A gondolatok elrendezése

A beszéd szukcesszív folyamat. Tudattartalmainkat csak egymás után (lineárisan) jeleníthetjük meg, az őket kifejező nyelvi eszközökkel, mondatokkal, amelyeket a fogalmazás során szöveggé alakítunk. A klasszikus retorika a fogalmazások hármas tagolását (bevezetés-tárgyalás-befejezés) e a logikus rendet követve alakította ki.

Napjaink médiatizált világában, amikor a „hír szent, a vélemény szabad”, bármely nyilvánosan elhangzó közlés megjelenhet az újságokban, elhangozhat a rádióban, megnézhetjük esetleg a televízióban. Ezáltal fel is értékelődik a közlő személye és a közlése is. A közönség érdeklődésének felkeltésére a szenzációk alkalmasak, a hírtömegben az érdekeset keresi, mielőbb a közlés újdonságtartalmát szeretné tudni.

Hogy az információ újdonságtartalmával kapcsolatban már az ókorban is megfogalmazódott a türelmetlenség jelzi, hogy egyes közlésfajtákat, főleg irodalmi alkotásokat (lásd az ókori hősökről szóló eposzokat pl. Odüsszeia!), a hosszas előkészítés helyett „in medias res”, a közepébe vágva kezdték.

Az információ útját az újdonság-tartalom szempontjából egy ballisztikus görbével jellemezhetjük.

Az információ útja

Információs érték szempontjából a bevezetés kisebb fokú telítettséget mutat, mint a tárgyalás. A bevezetés csupán figyelmet kelt, előre vetíti a tárgyat.

A tárgyalás már tartalmasabb, újságolóbb ennél. Két része közül az első csak felvezet; a másodikban a közlemény a tetőpontra ér.

A befejezés informatíve nem tartalmaz nagyobb súlyú újdonságot, csak összefoglal, visszatekint vagy továbbmutat.

A szöveg egymásra épülő különböző szintjei:
*    a mondanivaló egésze a beszédmű
*    bekezdés (egy tételmondat és kifejtése a konklúzióval)
*    mondat (egy gondolat nyelvi megjelenítése)

A bekezdés egy tételmondattal indul, befejezését egy konkluziómondat adja. Érvényes az az általános elv, hogy a közlésnek az ismerttől az ismeretlen felé kell haladnia.

Ez a szerkezet a bekezdés, de a teljes beszédműre vonatkoztatva is az alábbi rendet követi:
*    előre vetítés
*    felvezetés
*    tetőzés
*    lezárás