A kommunikációs tevékenység függetlenül attól, hogy írásbeli, szóbeli vagy felolvasásra szánt beszédműről van szó három szakaszból áll:

•    A kommunikáció előkészítése
•    A szűkebb értelemben vett kommunikációs tevékenység
•    A kommunikációs folyamat záró része

A kommunikáció előkészítése
*    A téma körülhatárolása: a téma, a mondanivaló, a cél és a szándék megfogalmazása. Miről, mit, kinek és miért?
*    Anyag- és adatgyűjtés: szakmai anyagok, a szakirodalom tanulmányozása
*    Szak- és egyéb források vizsgálata, jegyzetek készítése
*    Általános és speciális felkészülés
*    Anyagrendezés: rendszerezés, kiegészítés, válogatás
*    A lényeges és lényegtelen adatok szétválasztása
*    A terjedelem meghatározása
*    Vázlatkészítés
a) szerkezeti (logikai) vázlat
b) sorrendi vázlat
c) tartalmi vázlat - a bekezdések kulcsmondatai
d) dokumentációs vázlat (illusztrációk, idézetek)

Szűkebb értelemben vett kommunikációs cselekvés
*    Fogalmazás-szövegalkotás
a) a témának és mondanivalónak,
b) a szándéknak,
c) a célzott hallgatóságnak megfelelő szöveg megalkotása
*    Ellenőrzés: újraolvasás (a nyelvi forma megfelel-e a tartalomnak, a szándéknak, a leendő olvasó elvárásainak)

A kommunikációs folyamat záró részei
*    Újraolvasás
*    Tisztázás
*    Ellenőrzés, átjavítás
*    A címzett elolvassa vagy meghallgatja a beszédművet
*    A címzett visszajelzésének jegyzetelése
*    Válasz

Az írásbeli kommunikáció alapos felkészülést, anyaggyűjtés, szelektálást, szerkesztést, a formai csiszolást tesz lehetővé, a kommunikációs cselekvés és a hallgatóság visszajelzése elválik egymástól, ez utóbbi el is maradhat.

Az élőszóbeli kommunikáció (a kommunikációs cselekvés) során a gondolkodás és a fogalmazás szinkron folyamat. A kommunikációs folyamat záró részében a hallgatóság kérdéseit, hozzászólásait hallgatva az előadónak jegyzetelni célszerű az észrevételeket, mert ez a spontán válaszadásban nagy segítségére lehet.

A felolvasásra szánt szöveg elkészítése és előadása további megfontolásokat és feladatokat jelent az előadó számára. Már az anyaggyűjtés fázisában érdemes tanulmányozni a szöveget a tartalom és a szerkezet, a nyelvezet, a megszólaltatás, hangzás és az időtartam szempontjából.

A kommunikációs aktus – a felolvasás – során pedig törekedni kell az értelemnek és a nyelvi megformálásnak megfelelő akusztikai megvalósításra. Ügyelni kell a helyes intonációra, hangszínre, beszédtempóra. Törekedni kell az írásbeli és a szóbeli stílus közötti szakadék áthidalására. A hallgatóság figyelmét a mondanivaló érzelmi, hangulati árnyalására is figyelő beszédmű köti le.  A hallgatóság három dolgot nem bocsát meg: ha nem vagyunk felkészültek, ha nem lelkesedünk azért, amiről beszélünk és ha nem vagyunk érdekesek. Fel kell készülni a hallgatóság válaszaira való spontán reagálásra.