Mindenek előtt fel kell készülnünk! Ismernünk kell:

•    a beszédmű elkészítésének folyamatát
•    az anyag elrendezésének műfaji meghatározottságát
•    a beszédmű tudatos szerkesztésének tudnivalóit
•    vállalni kell a felelősséget az elmondottakért
•    világossá kell tenni önmagunk és a hallgatóság előtt, mi a szándékunk:
tájékoztatás
meggyőzés
mozgósítás

Lényegében a szónok felelőssége fogalmazódik meg egy napjainkban gyakran elhangzó mondásban:” Nem elég tisztességesnek lenni, annak is kell látszani!” A mondás eredetileg egy kommunikációs szakembertől származik, aki az üzleti életben mozgó ember etikai normáit fogalmazta meg:

„Hogy hihetőek legyünk, hitelt érdemlőnek kell lennünk, hogy hitelt érdemlőek legyünk, igazat kell mondanunk.”

Milyen kérdésekre kell pontos választ adnunk a szövegalkotáshoz

*    az előadó személye: Ki mondja el?
*    az előadás tárgya: Miről ?
*    mondanivalója: Mit mondjon el?   
*    a hallgatóság, intertextus: Kinek mondja el?
*    az előadás célja: Milyen céllal?
*    a kommunikációs helyzet: Írásban vagy szóban?
*    az előadásmód: Hogyan fogalmazza meg?
*    a hely: Milyen érvelési technikával?
*    a szituáció: Miilyen szerepkörben?

A kommunikáció formája befolyásolja a szöveg megformálását, így bizonyos eltérések mutatkoznak a felkészülés egyes lépéseit illetően ha a közlésre írásban, élőszóban vagy felolvasás formájában kerül sor.

Az anyaggyűjtés mélységének meghatározását és a téma körülhatárolását az alkalom jellege segíti. Az előadóra azonban még így is számos feladat vár. A kommunikáció sikere nagyban függ a gondolatok elrendezésétől. Ennek során el kell végezni a szelektálást, a lényeges és lényegtelen, az ismétlődő és az új elemek szétválogatását. Az anyag a különböző vázlattípusok segítségével válik egyre áttekinthetőbbé. A közlés hatása függ az érvelési technikától, a mondanivaló megszövegezésétől, vagyis a hallgatóság figyelmét is fenntartó, de a meggyőzés szempontjából is hatásos nyelvi forma kialakításától.