A hibás nyelvi kifejezésmód oka gyakran a hiányos anyanyelvi ismeretekben keresendő, de lehet a helytelen nyelvi forma használata lélektani eredetű is.

A közéleti és az üzleti életben alapkövetelmény az egyértelmű fogalmazás, hiszen a szóbeli és írásbeli megnyilatkozásoknak jogi, pénzügyi következményei lehetnek. Sokszor éppen a túlzott pontosságra való törekvés miatt válik a közlés körülményessé, és elvész az üzenet emocionális töltése, pedig ez a kommunikáció sikerének egyik alapfeltétele.

A nyelvi klisék személytelenné teszik a közleményt, azonban az írásos kommunikáció egyes műfajaiban, pl. ajánlat, megrendelés, szállítási értesítő stb. az ügyintézés egyszerűsítését szolgálják. Az ilyen egyezményes jelzések, rövidítések, terminus technikusok az üzleti dokumentáció nélkülözhetetlen kellékei. Segítségükkel pontosan és röviden megjelölhető egy termék minősége, egy szállítási feltétel vagy fizetési módozat.

Az intézmény, vállalat nevében történő közlés gyakran szándékoltan személytelen, kerüli a ragozott igealakokat, vagy többes szám első személyt használ, tartózkodik az egyéni hangvételtől, szóhasználattól. Ennek alapja, hogy a magyar hivatalos nyelv hagyományosan tekintélyt, komolyságot tulajdonít a bonyolultabb, körülményesebb fogalmazásnak.

Az üzletkötések dokumentumaiba is gyakran kerül jogi szabályokra történő utalás. A partnerek hajlamosak megfeledkezni arról, hogy igen jelentősen befolyásolja az üzleti sikert a személyes vonzerő, ennek egyik megnyilvánulási formája az árnyalt nyelvhasználat. Amint a szellemes társalgó is könnyebben fogadtatja el álláspontját, a hajlékony szófűzéssel, logikus rendszerbe foglalt írásos közlés is képes szimpátiát ébreszteni és támogatást elérni.

Gyakori nyelvi hibaforrás a rutin okozta felületesség. Ez elsősorban a laza, széteső szerkezetben, a hevenyészett szóhasználatban, a pontatlan mondatszerkezetben jelentkezik. Nem ritkán elmulasztják elküldés előtt újraolvasni az írásos közlést, pedig az összecsapott munkában a gyakorlott szakember is hibát ejt, ezek a hibák az átolvasás során könnyen javíthatók, hiszen a lustaságot vagy szellemi restséget éppen a rutin váltja ki.